مفاوضات الأعمال: أنواع وقواعد وأمثلة لإجراء

المفاوضات التجارية موجودة في حياة كل مدير على أي مستوى. في الواقع ، هذه محادثة عمل ، وهي شكل من أشكال التبادل اللفظي للمعلومات بين عدة أشخاص. لا يتم اتخاذ القرارات الرسمية دائمًا بعد مفاوضات العمل ، ولكنها مفيدة بسبب المعلومات الواردة أثناء المحادثات.

المفاوضات التجارية هي اتصالات تجارية تساعد على الوصول إلى اتفاق بين الطرفين. المفاوضات ضرورية من أجل التمكن من مناقشة المشكلة مع الشريك ، وكذلك لمحاولة إيجاد حل يرضي جميع الأطراف. اليوم ، من المهم جدًا أن يكون المدير المؤهل قادرًا على إجراء مفاوضات تجارية.

يمكن أن تؤدي المفاوضات الوظائف التالية:

• معلوماتية – عندما يرغب الطرفان فقط في تبادل وجهات النظر المختلفة استعدادًا للمفاوضات الرئيسية.
• اتصالي - في هذه الحالة ، يفضل الطرفان إقامة علاقات وعلاقات جديدة.
• مراقبة، تنسيق الإجراءات. في هذه الحالة ، يتم إجراء المفاوضات من قبل الشركاء الذين أقاموا بالفعل علاقات تجارية ، ويحتاجون فقط إلى توضيح بعض الفروق الدقيقة للعلاقات التي تم تحقيقها سابقًا.
• تنظيمية - هذه الوظيفة ضرورية إذا كنت بحاجة إلى حل مشكلة أو تعارض في الوقت المناسب ، لوقف جميع النزاعات.

يمكن تقسيم المفاوضات التجارية إلى نوعين - داخلي وخارجي. تعقد المفاوضات الداخلية داخل فريقك أو شركتك. المفاوضات الخارجية هي تلك التي يكون فيها الطرف المدعو حاضرًا ، ويمكن أن يكون شركاء أو منافسين أو عملاء. غالبًا ما تنتهي المفاوضات الداخلية باتفاقات متبادلة. هنا ، يعمل طرفان على الحصول على نتيجة إيجابية للشركة: يقومان بالتحليل واستخلاص النتائج وتقديم أفضل الخيارات للخروج من الوضع الحالي.

في جامعة هارفارد ، توصل الخريجون والأساتذة إلى نوع جديد من المفاوضات المبدئية. هنا تناوب التنازلات وحزم الموقف. نحن نعرف هذه الطريقة على أنها "طريقة العصا والجزرة". جوهر هذا المبدأ هو الحفاظ على موقف متشدد ، والذي يسمح لك في المقام الأول بالنظر فقط في الجوهر الأساسي للمشكلة أو القضية قيد المناقشة.

مع شركاء الأعمال ، من الأفضل اتباع القواعد الموضوعة في بيئة الأعمال. سيمنحك هذا الفرصة لإقامة علاقات جيدة وقوية ومفيدة للطرفين في المستقبل.

في بيزنطة القديمة ، كانت "الدقائق" هي الجزء الأول من الوثيقة ، والتي تحتوي عادةً على قائمة المشاركين في الاجتماع. وهي اليوم عبارة عن مجموعة من القواعد ، والتي بموجبها يجب إقامة مجموعة متنوعة من الاحتفالات ، ويجب إنشاء قواعد لباس ، وشكل من أشكال الخطابات الرسمية ، وما إلى ذلك.

كل انتهاك لقوانين البروتوكول يعني أن أولئك الذين انتهكوا البروتوكول قد يواجهون مشاكل. هذا الحزب يجب أن يعتذر عن خطأهم. ثم يجب تصحيح الخطأ. بفضل التقيد بالبروتوكول أثناء المفاوضات والتحيات ، مع إدارة الوثائق وتنفيذ العقود المختلفة ، تصبح اجتماعات العمل أكثر أهمية.

لكل دولة معاييرها الأخلاقية الوطنية. لكن هذا المفهوم هو نفسه للجميع.

تقريبًا كل التحضير للمفاوضات (الداخلية والخارجية) ينقسم إلى عدة عناصر. تشمل أهمها ما يلي:

• تعريف المشكلة التي من الضروري التفاوض بشأنها ؛
• البحث عن أولئك الذين سيساعدون في حل المشاكل التي نشأت ؛
• تحديد المصالح (الخاصة والشريك) ؛
• صياغة واضحة لخطة وبرنامج الاجتماع ؛
• إذا لزم الأمر ، يتم اختيار ممثلي الوفد ؛
• اللحظات التنظيمية - جمع الوثائق والجداول والعينات والمواد الأخرى التي قد تكون مفيدة في المفاوضات.

يمكن أن تكون الاجتماعات داخلية وخارجية ، رسمية وغير رسمية. هذه هي أساليبهم الرئيسية.يتمثل الاختلاف في وجود دمج وثائقي للنقاط الفردية ، وبروتوكول المفاوضات ، وخصائص الموضوعات التي تمت مناقشتها وموضوع هذه المحادثة.

وبحسب طبيعة المفاوضات يمكن تقسيمها إلى شراكة ومضاد. يتم إجراء مفاوضات مضادة إذا كان هناك نزاع بين الأطراف بحاجة إلى حل. في هذه الحالة يجب أن يكون الحل محايدًا ومناسبًا للطرفين.. يُعرف هذا النوع من المحادثات بكونه عدوانيًا ، حيث يريد كل جانب الفوز في المفاوضات. في هذا النوع من المحادثات ، عادة ما تتم مناقشة الشراكة والتعاون وتطوير الأطراف.

يمكن تقسيم عملية التفاوض إلى عدة مراحل. لقد تم تحديد هيكلها منذ فترة طويلة. إحدى المراحل الرئيسية في المفاوضات هي محادثة تمهيدية ، يمكنك خلالها توضيح موضوع الاجتماع ، وحل القضايا الناشئة بشأن تنظيم المفاوضات. يمكن أن يكون أيضًا اجتماعًا للخبراء ، والذي يتم عادةً قبل بدء المفاوضات بين القادة والوفود.

المراحل الست الرئيسية هي:

• تمرين. التحضير المناسب للمفاوضات التجارية هو 90٪ من النجاح. على الرغم من الرغبة الكبيرة في التصرف بشكل مرتجل ، لا يوصى بتجاهل هذه المرحلة قبل الاجتماع. بعد ذلك ، يمكنك إضافة مرحلة وسيطة من وجهات النظر.
• توضيح. لا تتصرف على الفور ، لا تبدأ بالمزايدة. حاول إقامة اتصال تقنيًا مع الجانب الآخر ، وتحديد معاييره. بعد ذلك ، حاول أن تعرف ، بمساعدة الأسئلة المعدة مسبقًا ، ما يثير اهتمام الطرف الآخر.
• اقتراح المقترحات. هذه المرحلة نموذجية كوسيلة لحل النزاعات.هنا يمكن للأطراف تبادل المقترحات ، وتحديد أين ولماذا لديهم سوء تفاهم. تأكد من تسجيل جميع الخلافات والنزاعات.
• مساومة. يؤثر هذا الجزء من الاجتماع على ما توافق عليه. هنا يمكنك حل جميع الخلافات من خلال تبادل المعلومات والتنازلات. المفاوضة الفعالة هي تبادل شيء يمكن أن يكون له سعر وقيمة مختلفين لكل خصم.

• اتخاذ القرارات. يمكننا أن نفترض أنك تقترب من المرحلة الأخيرة من المفاوضات. ومع ذلك ، خذ وقتك. اسأل نفسك السؤال: "هل الاتفاقية المقترحة مربحة أم يمكن التفاوض على خيار أفضل؟ »
• توحيد الاتفاقات - آخر اجتماع لك. هناك أوقات اتفق فيها الخصوم على كل شيء وتفرقوا. ومع ذلك ، في اليوم التالي ، أثناء تنفيذ الاتفاقات ، قد تنشأ حالة أن شخصًا ما أساء فهم خصمه بطريقة خاطئة. هذا هو السبب في أنه من الضروري إصلاح جميع الاتفاقات ونتائج الاجتماع تقنيًا تمامًا. سيساعد هذا في تجنب المواقف الغامضة في المستقبل.

بالتأكيد يجب التحضير لأي مفاوضات مسبقًا. عند التحضير ، من المستحسن جمع المعلومات الضرورية عن الشريك ، والتفكير في الحجج الخاصة بمقترحك مقدمًا ، ويُنصح أيضًا بالتفكير في جميع الخيارات الممكنة والقيام بها مسبقًا لنتائج محادثة العمل.

هناك عدد هائل من الأساليب لإجراء مفاوضات صعبة. عدة منها رئيسية.

هنا المفاوض الصعب يضع جميع الأوراق على الطاولة على الفور تقريبًا. في الوقت نفسه ، يعلن تمامًا عن جميع الموارد التي لديه (أم لا).يستند الحساب في تكتيك التفاوض هذا إلى حقيقة أن جميع الخيارات التي يمكن للطرف الآخر إعدادها تعتبر على الفور "خاطئة" و "غير جذابة" للتعاون.

إذا رأى خصم الطرف المتشدد هذه المعلومات على أنها حقيقة ، فلا خيار أمامه سوى الموافقة أو المغادرة. تشمل عيوب هذه الطريقة الخسارة المحتملة لشريك محتمل (ربما في المستقبل).

بعد أن يعلن الخصم القوي كل الشروط لـ "الضحية" ، يمكنك الموافقة على الحديث عن هذه الشروط. في هذه الحالة ، يمكن أن تقود "الضحية" الخصم إلى السيناريو الذي تحتاجه من خلال تقديم حججها.

يمكنك أن تقف على أرضك بقوة أكبر. هنا ، يمكن للخصم أن يفكر بالفعل في ما سيخسره بالضبط ، ويمكنه قبول شروط "التضحية" (مع بعض التعديلات لصالحه).

بالاقتران مع الكلمات "نعم ، ولكن بشرط ..." ومحادثة ودية ، يمكن للخصم الاسترخاء قليلاً. علاوة على ذلك ، يمكن أن تذهب "الضحية" في الهجوم. الغرض من هذه اللعبة هو مواصلة المحادثة.

المفاوض القوي سيغير مزاج الجانب الآخر. هنا ، من مفاوض صعب المراس ، تسمع كلمات لطيفة أو اتهامات. التناقضات من فم شخص واحد خلال محادثة واحدة ستمنع "الضحية" من التفكير في عرضه. قد تكون في حالة ارتباك وقد تفقد الاستقرار النفسي.

لمواجهة خصم قوي في هذا النوع من المفاوضات ، يجب أن يفهم "الضحية" في البداية أن هذه لعبة يتم لعبها لغرض واحد فقط. لوضع الجانب المهاجم في طريق مسدود ، سيكون كافيًا أن تطلب بلطف ولكن بإصرار فهم الموقف الذي حدث ، باستخدام طريقة "تضارب المعايير". الشرط الأساسي هو أن "الضحية" يجب أن تتحدث بثقة وعدم عدوانية. يؤدي هذا إلى وصول المهاجم إلى طريق مسدود ولا يعطي الفرصة لتوبيخ الخصم على التفاوض الوقح.

هذا التكتيك هو مزيج جيد من الأسلوبين السابقين. أولاً ، يتواصل المفاوض الصعب ، ويدير العطاءات ، وما إلى ذلك. كل شيء يسير على ما يرام حتى اللحظة التي يريد فيها "الضحية" أن يقول "نعم" الأخير. هنا ، الجانب الصعب منخرط بالفعل بشكل كامل في العمل ويواصل الهجوم قائلاً: "هذا الاقتراح غير مناسب لنا. لسنا مهتمين بذلك ".

يتم الحساب على أساس حقيقة أن "الضحية" المسترخية لن تنفر المفاوض الصعب وستكون قادرة على قبول الشروط الأولى التي نص عليها الخصم القوي في البداية في بداية المفاوضات.

خلال طريقة التفاوض هذه ، يتم تطبيق عدد من المحظورات القاطعة:

• لا يمكنك قبول أي تصريحات تتعلق بنفسك وبالمقترح. إذا كان لدى الخصم القوي أي ملاحظات تتعلق بشخصيتك ، فسيقوم بالتعبير عنها على الفور.
• يجب ألا تنتهي طريقة المحادثة هذه بعد الرفض الأول. في هذه الحالة ، تعتبر المساومة مناسبة.
• لا داعي للاعتذار.
• لا تختلق الأعذار.
• لا تتخلى عن مناصبك.
• يجب أيضًا ألا تهاجم ردًا أو تظهر العدوان.
• لا تعطي المحاور الخاص بك تقييما سلبيا. لا تكن مثله.
• حاول استبدال الكلمات غير السارة والسلبية بكلمات أكثر ليونة.

في هذا النوع من التفاوض ، هناك العديد من الإجراءات التي يمكنك اتخاذها لتحويل الموقف لصالحك:

• اطرح أسئلة توضيحية. اعمل على كل موقف فردي يسمى المحاور.
• اسأل عن المعايير. على سبيل المثال: "هل أفهم بشكل صحيح أن ..." ، "ما هو المهم بالنسبة لك ، لم نذكره في المحادثة؟ ".
• يمكنك محاولة فضح المحاور بأسئلة إرشادية: "هل أفهم بشكل صحيح أنك تساوم معي؟ "،" أعتقد أن اقتراحنا غير مناسب. هل يمكنك توضيح ماذا بالضبط؟ ".

وفقًا لقواعد معينة من آداب التفاوض ، هناك أطر زمنية للمحادثة ، والتي تتم مناقشتها في البداية في المرحلة الأولية. لذلك ، عندما يأتي الأطراف إلى المفاوضات ، فهم بالفعل يفهمون ما ينتظرهم. بناءً على ذلك ، يبنون خطة محادثة ، ويختارون الحجج والتكتيكات والحقائق. يحاول الجانب الصعب في هذه الحالة كسر سيناريو التفاوض بالكامل الذي أعددته مسبقًا وفرض سيناريو خاص بك.

قبل بدء الاجتماع ، يمكن للأطراف تحديد مجموعة من القضايا التي سيتم مناقشتها في المفاوضات. يعتقد المفاوض أن الاجتماع سيستمر 40 دقيقة على الأقل. ومع ذلك ، مباشرة بعد الاجتماع ، أعلن الجانب الصعب أن هناك 10-15 دقيقة فقط وليس أكثر. أعدت "الضحية" عرضها لمدة 15 دقيقة على الأقل.

يتم حساب هذا لإظهار الجانب الضعيف من ضعفها. إما أن يلتزم "الضحية" بالقواعد والمتطلبات ، أو يغادر على الفور.لا ينبغي أن تكون غاضبًا بأي حال من الأحوال ، خذ كل الكلمات التي يقولها الجانب الصعب على أنها الحقيقة ، وحاول تلبية الوقت المخصص.

ماذا يمكن ان يفعل:

• يمكنك الموافقة. ومع ذلك ، من الأفضل تجاهله. تفاوض كما لو لم يحدث شيء.
• عادة ما يدير الاجتماع شخص يعرف كيف يستمع ويطرح الأسئلة الصحيحة. قبل كل شيء ، لا ترهق الجانب الآخر بعرض تقديمي لنفسك واقتراحك. أولاً ، اسأله عن احتياجاته ، وما هي معايير الاختيار المهمة بالنسبة له.
• بمجرد معرفة كل احتياجاته ، يمكنك إعطاء خصمك ما يريده بالضبط.

في الفيديو التالي ، ستجد منهجية لإجراء مفاوضات العمل (التحضير وتقنيات التلاعب وأمثلة على الاتصال التجاري الفعال).