آداب المراسلات التجارية

المراسلات المكتبية هي نوع خاص جدًا يجب أن تتقنه إذا كنت ستصعد سلم الشركة. سوف تخدمك مهارات الكتابة التجارية الجيدة بأمانة: فهي ستساعدك على التواصل مع المرؤوسين والرؤساء والشركاء ، والتأكيد على تعليمك وتوقعاتك. يجب أن يكون أسلوب الاتصال مقيدًا وهادفًا دون الانحراف عن موضوع معين.

أي اتصال ، شخصي ومكتوب ، هو تفاعل مع الناس من أجل تبادل المعلومات ، والتأثير ، والتفاوض. لا يوجد شيء غريب بالنسبة لنا ، فنحن أحيانًا نتنفيس عن العواطف ، ولكن في مجال الأعمال التجارية لا ينبغي أن يكون هناك مكان للتعبير العنيف لمشاعرنا وسماتنا الشخصية ومزاجنا.

من السمات المهمة لاتصالات الأعمال أنه لا يمكن قطعها في منتصف الجملة. لكل رسالة تتلقاها ، تحتاج إلى كتابة رد ، حتى لو كنت لا تشعر بالرغبة في ذلك.إذا تلقيت مكالمة ولم يكن لديك وقت لالتقاط الهاتف ، فتأكد من معاودة الاتصال. بالطبع ، التواصل مع بعض الناس غير سار. هذا هو السبب في أن قائمة الصفات الإلزامية للمدير تتضمن مقاومة الإجهاد.

من المؤكد أن اجتماع عمل أو محادثة هاتفية أو مراسلات بريد إلكتروني للعمل سيكون لها بعض الأغراض. نتيجة لذلك ، يجب على الأطراف التوصل إلى استنتاجات ، ومناقشة المشروع ، والاتفاق على شراكة استراتيجية ، وما إلى ذلك.

في الخطاب المكتوب ، ربما تكون هناك قيود واتفاقيات أكثر من الكلام الشفهي. التواصل مع المحاور مباشرة ، في اجتماع شخصي ، يمكننا التركيز على هذه الحقيقة أو تلك ، وتوضيح شيء ما إذا لم يفهمنا المحاور. إذا حدث خطأ في الكلام ، فيمكننا تصحيحه على الفور. لكن في خطاب العمل ، يجب أن نكون واضحين ودقيقين للغاية حتى لا تعني الكلمات تفسيرًا مزدوجًا.

كانوا يقولون: "الورقة ستتحمل كل شيء" ، مما يعني أنه حتى الحقائق غير الموثوقة يمكن كتابتها. نحن مع الرأي القائل يجب أن تكون المراسلات التجارية صادقة قدر الإمكان. بالمناسبة ، يتم الآن إرسال الرسائل الورقية أقل وأقل. في الأساس ، ينقلون العقود والوثائق الأخرى. في هذه الحالة ، يتم استخدام الأوراق ذات الرأسية كدليل على المكانة العالية للمنظمة.

في الوقت الحاضر ، في معظم الحالات ، تتم المراسلات التجارية في الفضاء الافتراضي ، ولها خصائصها الخاصة. عندما يبدأ الحوار للتو ، من المعتاد كتابة تحية وفقًا لقواعد السلوك ، على سبيل المثال: "مرحبًا يا عزيزي أوليغ سيرجيفيتش! ". وفي العنوان التالي خلال يوم العمل ، يمكن حذف التحية.

يتطلب الاتصال الكتابي ، بما في ذلك عن طريق البريد الإلكتروني ، الالتزام بمعايير اللغة ومحو الأمية التي لا تشوبها شائبة. بعد كل شيء ، ستكشف المراسلات عن ثغراتك لمحاور متعلم. لذلك ، ننصحك بالتحقق مما هو مكتوب بمساعدة الخدمات الخاصة ، إذا لم تكن متأكدًا تمامًا من معرفتك الخاصة.

نسرد القواعد العامة التي تتطلب أخلاقيات الاتصال الإلكتروني. إنها بسيطة للغاية ، لكن الكثيرين ، للأسف ، يتجاهلونها:

• يتم كتابة بداية كل جملة بأحرف كبيرة ؛
• يتم وضع نقطة في نهاية العبارة بحيث يكون معنى ما يقرأ واضحًا ؛
• لفرز المشكلة واقتراح الحلول ، من المفيد استخدام قائمة ذات تعداد نقطي أو رقمي ؛
• من أجل الوضوح ، من الجيد استخدام الجداول والرسوم البيانية والمخططات ؛
• لا تحاول على وجه التحديد أن تبدو كمحاور ذكي ومتعلم ، ولا تعقد الأفكار البسيطة مع المنعطفات المفرطة في المشاركة والتفاعل ؛
• كلما أبسطت في التعبير عن أفكارك ، كان ذلك أفضل ؛
• على الرغم من أن ثقافة الكلام اليومية تتطلب تجنب المصطلحات اللغوية ، إلا أنه في بيئة الأعمال ، تعتبر المصطلحات المهنية والاقتراضات من اللغة الإنجليزية شكلًا جيدًا (لكن لا تفرط في ذلك!).

هناك أنواع الرسائل التالية:

• عروض ترويجية؛
• عيد الشكر؛
• مصاحب؛
• ضمان؛
• تذكير.
• تحذيرات
• مقترحات التعاون.

بالإضافة إلى القواعد العامة ، من المهم معرفة بعض تفاصيل كتابة الأعمال.سنقدم القواعد التي ستكون مناسبة في الغالبية العظمى من الحالات.

تسمى بداية البريد الإلكتروني بالرأس. تحمل شعار المنظمة. من المفيد أن يكون لديك دائمًا (أي على سطح مكتب جهاز الكمبيوتر الخاص بك) قالب يتم إدخال هذا الشعار فيه.

على عكس الاتصال غير المتصل بالإنترنت ، لا تُلزمك القواعد الحديثة بتحية المرسل إليه ، ويمكنك على الفور تحديد جوهر الأمر من خلال مناداته بالاسم والعائلة. ومع ذلك ، يواصل الكثيرون الكتابة في بداية الرسالة: "صباح الخير! "، "مرحبًا! "، "مساء الخير! "أو" تحيات. " وفي هذا أيضًا ، لا يوجد انحراف عن القاعدة.

تشير متطلبات نص الرسالة إلى أن معنى المراسلات يكمن فيه. يعتبر تقسيم النص إلى فقرات شكلاً جيدًا ، وعلامة على الموقف اليقظ تجاه المحاور. في كل فقرة ، يتم تسمية جانب أو آخر من جوانب الموضوع والإفصاح عنه. بالإضافة إلى تحديد المشكلة ، من المعتاد اقتراح طرق لحلها. إذا جاز التعبير ، للكشف عن فكرة عمل في صورة مصغرة.

في الجزء الأخير من الرسالة ، يمكنك التعبير عن المشاعر الرسمية والشخصية. عبارة "مع الاحترام ..." ، "مع أطيب التحيات ..." ("مع أطيب التحيات" باللغة الإنجليزية) أو أمنية أكثر عاطفية "أتمنى لك يومًا سعيدًا! ".

في التوقيع الشخصي ، من الضروري الإشارة إلى الاسم الأخير والاسم الأول (وفي بعض الدوائر ، أيضًا اسم الأب). يجب أن تكون هناك أيضًا أرقام هواتف يمكنك الاتصال بها: الهاتف المحمول والمكتب. في الآونة الأخيرة ، أصبح التوقيع الإلكتروني مع شعار الشركة في الموضة.

يعمل الارتباط الإضافي للبوابة الإلكترونية للمؤسسة كإعلان إضافي وقد يزيد من حركة المرور إلى هذا الموقع في المستقبل.

يمتلك معظم موظفي المكتب أرشيفًا واسعًا جدًا من الرسائل في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بهم. حتى لا يتم الخلط بين المحاور في المراسلات الطويلة ، يوصى بإرسال خطاب في شكل رد. عند النقر فوق المربع المناسب في بداية موضوع الرسالة ، يظهر الاختصار الإنجليزي "Re…". هذا مريح للغاية ، لأن المرسل إليه سيتذكر على الفور تقدم المراسلات.

يمكنك حفظ السجل الكامل للاتصال الافتراضي مع هذا المحاور ، أو يمكنك فقط ترك آخر عروض الأسعار أو أهمها. تتطلب منك آداب العمل الحديثة الرد بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني. بعد كل شيء ، نقضي جزءًا كبيرًا من يومنا على كمبيوتر العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن التحقق من البريد من الأجهزة المحمولة.

إذا كانت الرسالة ذات أهمية وإلحاح خاصين ، فيُسمح لكتابة الرسائل القصيرة أو إجراء مكالمة هاتفية للتذكير بالرسالة.

من بين الشخصيات الإبداعية ، لا يتم قبول استخدام الطوابع ، علاوة على ذلك ، يتم الاستهزاء بها وإدانتها. لكن في المراسلات التجارية ، تساعد الطوابع في عكس المواقف القياسية.

من المفيد أن يكون لديك حصالة افتراضية من مجموعة التعبيرات والعبارات. في الواقع ، يتم بناء الاتصالات المنظمة ، والعمل المكتبي ، وحل القضايا الرسمية على هذه الكليشيهات. على سبيل المثال ، يتم التعبير عن التعاطف من خلال دوران الموظفين "للأسف ، علينا إبلاغكم ...".ينعكس الشعور بالتقدير في صيغة الواجب هذه: "شكرًا لك على مساهمتك القيمة ...". وأخيراً الفرح: "نحن فخورون بإبلاغكم أن ...". لكن العبارة الأخيرة: "نتطلع إلى مزيد من التعاون المثمر" تعبر عن الأمل في المزيد من الاتصالات التجارية.

لذا تحدثنا عن آداب المراسلات التجارية. هذه القواعد ضرورية لجعل التواصل مريحًا ومثمرًا قدر الإمكان. استخدمها وسترى أن عملك في الخدمة يسير بسلاسة!

لمزيد من المعلومات حول قواعد المراسلات التجارية ، بما في ذلك البريد الإلكتروني ، انظر الفيديو التالي.