مراحل الاتصال التجاري

الاتصال هو عملية التفاعل بين الناس ، والتي تشمل تبادل وتقييم وفهم المعلومات. عندما يتعلق الأمر بالاتصالات التجارية ، يتم استخدام قواعد وقواعد معينة للمساعدة في جعل التفاعل بين الشركاء أكثر راحة. مع الأخذ في الاعتبار التسلسل الصحيح ، والذي يتمثل في مراقبة المراحل الضرورية لاتصالات الأعمال ، يضمن تحقيق النتيجة المرجوة ، والتي تكون مفضلة لكلا الشريكين.

الاتصالات التجارية هي عملية متعددة المراحل تتضمن إنشاء وتحسين العلاقات بين الأشخاص فيما يتعلق باحتياجات محددة. تتضمن هذه العملية نقل المعلومات المهمة ، وتطوير مفهوم التفاعل ، وإدراك وفهم المحاور.

يحتوي الاتصال التجاري على عدد من الميزات ، والتي ستساعد معرفتها في فهم جوهر هذا النوع من التفاعل:

• قيمة السمعة. في مجال الأعمال ، يتمثل وجه المؤسسة في سمعتها ، وهي الأساس الذي يُبنى عليه نجاح الشركة في المستقبل.لهذا السبب ، تهدف الاتصالات التجارية إلى الحفاظ عليها وحمايتها.
• الوضوح والدقة. يضمن التحديد الواضح والدقيق للأهداف التطوير المهني الفعال الذي يعزز التنظيم الذاتي السريع وتشكيل المسؤولية.
• نشاط مشترك مفيد لكلا الطرفين. في التفاعل التجاري ، لا يمكن للمرء أن يهتم برفاهية جانب واحد فقط. تضمن وحدة الشركاء والموقف المتبادل المنفعة النجاح والنتائج الممتازة لكلا الطرفين.

تعتمد نتيجة الاتصالات التجارية على مدى دقة تنظيم العملية نفسها. في هيكل الاتصالات التجارية ، يمكن التمييز بين مراحل معينة. ستساعد معرفة النقاط الرئيسية لهذا الاتصال وقواعد السلوك المقابلة لكل مرحلة على تحقيق الهدف المنشود.

تتضمن هذه المرحلة التنظيم المباشر للاجتماع. في المرحلة الأولى ، من الضروري وضع خطة بأسئلة محددة والعديد من الخيارات لحل المشكلة. من الضروري تحليل وجهات نظر الشريك المفاوض واختيار استراتيجية العلاقة الأكثر فائدة ؛ يوصى بالتنبؤ بنتيجة المحادثة. اللحظات التنظيمية تكمل المرحلة التحضيرية: تحديد مكان ووقت الاجتماع.

تعتمد الصورة النفسية للمحاور ، التي تتطور في عينيك ، على ظروف معينة ، ومدة التعارف ، ومعلومات حول الشخص الذي تم تلقيه من موظفين آخرين. تتميز الأفعال السلوكية اللفظية وغير اللفظية ، مما يجعل من الممكن رسم صورة نفسية للمحاور:

• طريقة التحدث (المحتوى والاتساق والمدة والتعبير وخصائص الكلام) ؛
• الإيماءات وتعبيرات الوجه.
• إجراءات محددة (حركات ومواقف الشخص ، المسافة بين المحاورين ، اللمسات) ؛
• حركات الجسم (اللمس ، التربيت ، التمسيد).

يتم تنفيذ وظيفة مهمة في تكوين صورة نفسية من خلال دراسة مظهر المحاور. هذه هي تفضيلات الملابس ، والنظافة ، والأناقة ، وعدم دقة المظهر ، والالتزام باتجاهات الموضة أو إهمالها ، ونسخ الملابس التي يرتديها الآخرون.

تحديد الصورة النفسية للموظف ، لا بد من التركيز على شخصيته:

• الشخصية (الاهتمامات ، المبادئ ، الخطط ، التفضيلات) ؛
• السلوك (الكفاءة ، والمهارات الحياتية ، والخبرة المهنية) ؛
• الجانب الروحي للشخصية (السمات الفريدة لعمليات وخصائص المجالات الفكرية والمعرفية والعاطفية) ؛
• الجوانب الاجتماعية والنفسية (الحالة ، الدور الاجتماعي ، نمط الحياة وخصائص العمل) ؛
• الخصائص البيولوجية النفسية (المزاج والجنس وعمر المحاور والحالة الصحية) ؛
• تشكيل الاتصال.

لتأسيس اتصال تجاري ، من الضروري خلق جو يفضي إلى محادثة جادة ، والتي تتضمن أن تثبت للشريك حسن نيتك واهتمامك. سيتم تسهيل ذلك من خلال ابتسامة ناعمة وتحية مهذبة ووقف مؤقت يمنح المحاور فرصة للانضمام إلى المحادثة والمشاركة فيها بشكل مباشر.

تبدأ المحادثة القياسية بتنفيذ الإجراءات التالية: الكشف عن الأهداف ، أداء الشركاء من جهة ومن جهة أخرى ، التعبير عن الموضوع ، تقديم الشخص الذي يجري المحادثة ، الإعلان عن إجراءات البحث في القضية.

هذه المرحلة إلزامية لتحديد خطة تفاوض مناسبة وزيادة الاهتمام بالتفاعل من جانب الشريك. يمكن تسهيل هذا الإجراء من خلال مزحة مناسبة للمكان والزمان.

يجب عليك أيضًا تحديد الأدوار التي ستلعبها الأطراف في سياق الاتصالات التجارية. يتم تسهيل تسريع العملية من خلال تقليد الشريك ، انعكاس المرآة لموقفه ، اللدونة ، نبرة الصوت ، الإيماءات. بعد مرور بعض الوقت (5-10 دقائق) ، يمكن الشروع في إعلان الشروط. هذا يتطلب مواقف متساوية. يمكنك الانتقال إلى موضع آخر يتجلى في التواصل غير اللفظي.

خلال هذه المرحلة ، يجب التركيز على أوجه التشابه بدلاً من الاختلافات. بفضل هذا ، ستساعد المفاوضات في الحصول على النتيجة المرجوة. في حالة وجود خلافات غير قابلة للحل ، يوصى بالانتقال إلى موقف محايد ، والذي لا يتضمن وضع تقييم شخصي.

تذكر أن الحجج القوية مطلوبة. في هذه الحالة ، يجب مراعاة قواعد معينة:

• يجب أن يتم عرض الأفكار باستخدام عبارات بسيطة ومفهومة ودقيقة ومقنعة.
• سيكون من المناسب تكييف الحجج مع شخصية الشريك.
• من المستحسن تقديم شهادتك بوضوح ودقة.
• عندما تتحدث عن مشكلة ما ، يجب أن تكون حازمًا: لا يمكنك الاستسلام إذا كنت واثقًا من رأيك.
• يجب أن يكون هناك دائمًا دليل واحد مهم يدعم الأطروحة في الاحتياط (في حالة بدأ المحاور في الشك في القرار).
• يوصى باستخدام الحقائق الموثوقة التي من شأنها أن تساعد المحاور على اتخاذ قرار دون تأخير.
• لا تستسلم حتى يؤكد الشريك رفضه أخيرًا.
• يجب عليك استخدام الحجج الأكثر إقناعًا لصالح موقفك ، ومحاولة التعبير عن الأفكار بطريقة تجعلهم مهتمين تمامًا بالمحاور.

عند التفاعل ، من الصعب دائمًا تجنب المناقشات المختلفة. المهمة الرئيسية التي يجب التعامل معها في مثل هذه الحالة هي أن تثبت للشريك أنك على حق (من خلال إزالة الشكوك ، وتحديد دوافع المقاومة ، ورد الفعل الدفاعي ، والتفكير في التكتيكات). في الوقت نفسه ، يجب تجنب الأحكام القاطعة ، وإلا فإن كل شيء سيتحول إلى تأثير معاكس.

إذا توصلت إلى التفاهم ، فلن يتسبب التفاعل الإضافي في صعوبات خطيرة. بعد ذلك ، سوف تحتاج إلى إيجاد فائدة مشتركة. امنح شريكك الفرصة لأخذ زمام المبادرة.

من الضروري التحكم في مشاركته في تحقيق الهدف المنشود.إذا كان قرارك أقوى بكثير من قرار المحاور ، فعليك أن تفكر مليًا في اقتراحه وتشرح سبب الحاجة إلى وضع اللمسات الأخيرة على الفكرة ، وعلى أي أساس يكون من الأفضل اتخاذ موقف مختلف.

يجب ترجمة المعايير المصاغة إلى النسخة النهائية. بعد ذلك ، تحتاج إلى بدء اتفاق. من المستحسن أن يصف بمزيد من التفصيل الالتزامات التي يتحملها كل طرف. بمجرد اتخاذ القرار ، سيكون الامتنان الذي يتم الإعراب عنه للمحاور مناسبًا.

تلعب المرحلة الأخيرة من الاتصالات التجارية دورًا مهمًا للغاية ، لذا يجب أن تحظى بنفس الاهتمام مثل جميع المراحل السابقة. الرأي النهائي له تأثير على صورة المحاور ككل وعلى الشراكات التي يتم الحفاظ عليها حاليًا والمخطط لها في المستقبل. لا يزال ينبغي إظهار الإحسان والاحترام واللباقة.

سوف تستفيد الاتصالات التجارية وتضمن نتائج جيدة عند استخدامها القواعد والإرشادات التالية:

• يتم تقديم المشروبات (الشاي والقهوة) وفقًا لتقدير المالك أو أثناء المفاوضات المطولة.
• لا تقم بإجراء مكالمات هاتفية أثناء مفاوضات العمل. من الأفضل إيقاف تشغيل الهاتف لهذه المرة. من الضروري إظهار الاحترام للشريك والإجراءات العامة للتفاعل التجاري.
• يحظر مغادرة المبنى أثناء المفاوضات. حالة استثنائية هي الحاجة إلى المساعدة الطبية.
• إن الاحتفاظ بسجلات العمل أمر مرحب به ، لأنه يؤكد الاهتمام والاهتمام بالشريك.
• من علامات الذوق الجيد عدم طرح أسئلة تتعلق بالسر التجاري للشريك.هذا يساعد على تجنب الإحراج والوضع المحرج.

كل ما يتعلق بمهارات الاتصال التجارية الهامة ، انظر الفيديو التالي.