محادثة العمل: القواعد والأصناف والمراحل

غالبًا ما تعتمد نتائج علاقات العمل على المفاوضات الشخصية والحوارات. يتم تطوير الاتصالات التجارية ، المكتوبة أو عبر الهاتف ، في المحادثات الشخصية. في الوقت نفسه ، يستخدم المشاركون في المقابلة مجموعة كاملة من وسائل الاتصال: فهم لا يستخدمون الكلام فحسب ، بل يستخدمون أيضًا الإيماءات وتعبيرات الوجه والتأثير الشخصي.

عادة ما تكون محادثة العمل عبارة عن محادثة بين اثنين من المحاورين ، ولهذا السبب يجب أن يأخذوا في الاعتبار التفاصيل الشخصية للخصم ، ودوافعه ، وخصائص الكلام ، وآداب السلوك. يتضمن التواصل بين الأشخاص مجموعة متنوعة من الأساليب للتأثير على المحاور.

غالبًا ما يتم إجراء محادثة العمل التي لها موضوع محدد وموجهة بشكل شخصي داخل نفس المنظمة بين الموظفين.الغرض من المحادثة هو رغبة أحد المشاركين في التواصل للتأثير على مجموعة أخرى أو مجموعة كاملة من الموظفين بمساعدة الكلمات من أجل الدفع نحو النشاط ، والتغييرات في بيئة العمل الحالية أو العلاقات ، وتحسين جودتها.

الهدف الآخر من محادثة العمل هو حاجة الإدارة إلى صياغة استنتاجات وقرارات تستند إلى آراء واستدلالات الموظفين.

ميزة المحادثات التجارية على الأنواع الأخرى من التواصل اللفظي هي:

• في سرعة رد الفعل على ملاحظات المحاورين ، مما يساعد في الحصول على النتيجة المرجوة ؛
• في زيادة وعي المسؤول عن طريق مراعاة ومراقبة ومراقبة وجهات النظر والأحكام والأفكار والحجج والبيانات المتشككة التي سمعت خلال المقابلة ؛
• في مصلحة مجموعة مرنة معقولة من الأساليب لدراسة الموضوع قيد المناقشة ، والتي هي نتيجة لحل المشكلة ومطالبات جميع الأطراف.

تركز محادثة العمل على تنفيذ وظائف معينة:

• إيجاد اتجاهات جديدة
• إطلاق مشاريع واعدة.
• تبادل البيانات؛
• تنظيم الأنشطة التي بدأت ؛
• التواصل المتبادل لموظفي مؤسسة واحدة ؛
• تسهيل الاتصالات التجارية بين المؤسسات والشركات والصناعات.

لا يتم تحديد نتائج محادثة العمل والاجتماعات من خلال الاستعداد لها فحسب ، بل يتم تحديدها أيضًا من خلال بناء المحادثة نفسها.يمكن تجنب الأخطاء التي لا جدال فيها من خلال الأساليب الراسخة لإجراء المقابلات ومراقبة مبادئها. يجب أن يكون هناك دائمًا جو من حسن النية - التصريحات القاسية غير مقبولة.

ينطوي مبدأ العقلانية على ضبط النفس ، خاصة في حالة إظهار الشريك للعاطفة. عادة ما يؤثر عدم التحكم في العواطف سلبًا على القرار المتخذ. لا يمكن أن يسمى هذا الحل الأمثل.

مبدأ التفاهم ضروري حتى يتمكن المحاورون من إيجاد أرضية مشتركة في الحوار وتحقيق التأثير المطلوب.

أثناء المحادثة ، يتقلب تركيز انتباه المتحدثين حتى في حالة عدم وجود عوامل مشتتة. بالنظر إلى هذه الفروق الدقيقة وملاحظتها ، من الضروري في هذا الوقت لفت الانتباه مرة أخرى إلى نفسك واستئناف الاتصال المتقطع.

يفرض مبدأ الموثوقية الالتزام الإجباري بصحة إبلاغ المحاور - حتى لو أعطى معلومات خاطئة. وهذا يفيد الحوار ويحقق الأهداف المرجوة.

مبدأ نفسي مهم هو التمييز بين موضوع المحادثة مع المحاور. يمكن أن يؤثر الموقف الذاتي تجاه الخصم على موضوعية تقييم المؤشرات. تقوم المحادثة البناءة على التمييز بين الأحداث ذات وجهات النظر والآراء مع الخبرات.

إن تجسيد هذه المبادئ العامة لإجراء محادثات الأعمال هو قواعد تنفيذها ، والتي تساهم في سلامة وكفاءة المفاوضات.

قاعدة الاهتمام المزدوج هي أن لكل من المقابلين مصلحة مزدوجة: ليس فقط جوهر ومحتوى موضوع المحادثة ، ولكن أيضًا التعاون مع شريك.الحفاظ على علاقات مثمرة ليس أقل أهمية في المحادثة من تبادل المعلومات.

يوصي الخبراء بتوجيه المحادثة بطريقة لا تتعارض مع العلاقة بين الموظفين والمديرين. لهذا تحتاج:

• لا تتسرع في استنتاجات حول دوافع ونوايا المحاورين ، بناءً على افتراضاتهم الخاصة ؛
• استمع باهتمام للخصم وأظهر أنه مفهوم ؛
• عبر عن اهتمامك وأهدافك بدلاً من الجدال حول الماضي ، ويجب التعبير عن الأفكار بوضوح ووضوح ؛
• مناقشة الإجراءات المستقبلية.

يعتبر التركيز على الاهتمام بالشريك أيضًا قاعدة مهمة من شأنها أن تساعد بشكل كبير في تسهيل مهام كلا المحاورين. العبارات: "مفهوم" ، "مثير للاهتمام" ، "مسرور بالمعرفة" ، التي يتم إدراجها بشكل طبيعي في المحادثة ، ستخلق جوًا مريحًا وتساعد على التعبير عن الاتفاق والتفاهم المتبادل. يمكن حل نفس المشكلة إذا قمت بمخاطبة المحاور ، ودعوته بالاسم والعائلة ، وكذلك عدم إظهار القلق والتهيج.

ستساعد الرغبة في توضيح المعلومات الإضافية أو المساعدة أيضًا في الحفاظ على الاهتمام.

كل محادثة هي وسيلة لإيجاد أرضية مشتركة. ولكي يكون الحوار ناجحاً ، لا ينصح ببدء الحوار مع التناقضات. عادة ما يبدأون بمواضيع تتشابه الآراء حولها ، على سبيل المثال ، حول الطقس. يتم ذلك بحيث لا توجد إجابة سلبية منذ البداية ولا يجب بذل أي جهد لإقناع المحاور.يوصي الخبراء دائمًا بالحصول على بعض العبارات المعدة مسبقًا ، وتكون الإجابات عليها إيجابية فقط.

يبدأ التحضير للمحادثة التجارية بالمرحلة الأكثر أهمية - التخطيط ، والتي تتكون من صياغة مشاكل وأهداف الاجتماع ، وكذلك إنشاء خطة التفاوض وطرق تنفيذها. ينصح المحترفون:

• التفكير في العملية المقترحة للمحادثة المخطط لها ووزنها ، ووضع برنامجها ؛
• جمع كل المعلومات اللازمة حول المحاور المحتمل ؛
• اختبار فعالية حججهم المطلوبة لإثبات معتقداتهم ونواياهم ؛
• التحقق من تناسق تعاريفهم وأفكارهم ؛
• التفكير في خيارات رد فعل المحاور أو الخصم على الحجج المطروحة.

يعتمد تحديد وقت ومكان المحادثة المستقبلية على موقف المشاركين وموقفهم. يمكن تنفيذه على أرض خاصة أو أجنبية أو محايدة. بعد إجراء التدريب التشغيلي ، من الضروري فحص وتحرير المواد المجمعة والمعدة وإعطاء الخطة للمقابلة المستقبلية الشكل النهائي.

يتكون بناء محادثة عمل من 5 مراحل:

• بداية المحادثة
• تقديم المعلومات؛
• الجدل.
• نقلب حجج الخصم ؛
• الموافقة على المقترحات.

تعتمد كل خطوة من هذه الخطوات على المعرفة المهنية والوضوح والمنطق ، والتي تضاف إليها الصفات الشخصية للمحاورين ، والتي لها أهمية كبيرة في المحادثة. يجب أن تُبنى خطة المحادثة على أساس مختلف الخيارات الممكنة لنتائجها. في بعض الأحيان عليك أن تكرر بعض الحجج.

في المرحلة الأولى - في بداية الحوار - من المهم إيجاد اتصال مع شريك ، وتنظيم بيئة جذابة ، وإثارة اهتمام المحاور واغتنام زمام المبادرة. يُنصح باستخدام تقنيات خاصة لبدء الحوار. وتشمل هذه:

• تقنية لإطلاق التوتر ، مما يساعد على إقامة اتصالات وثيقة مع الخصم ؛
• طريقة لتوصيل المحاور ، مما يتيح لك تحديث المشكلات بسرعة ؛
• طريقة لتحفيز الخيال ، تنطوي على ظهور عدد كبير من الأسئلة ؛
• النهج المباشر للمشكلة.

البداية الصحيحة للمحادثة هي التعارف ، والصياغة الدقيقة لأهدافها وغاياتها ، وترشيح الموضوع ، وتوصيل القواعد للنظر في القضايا.

في مرحلة تقديم المعلومات ، يجب على المرء معرفة طلبات الشريك وآرائه ودوافعه وحججه ورغباته والإبلاغ عن المعلومات المخطط لها وتحليل موقف المحاور.

في مرحلة دحض أحكام الخصم ، يجب تحييد ملاحظاته. للقيام بذلك ، من الضروري أن توضح حججك بشكل مقنع ، دون أدنى شك ، دون السماح بإمكانية دحض رأيك. يكمن منطق الإنكار في تحليل المعلومات المشكوك فيها وإيجاد السبب الحقيقي واختيار المفاهيم والأساليب. في هذه الحالة ، يتم استخدام الحيل والحيل المختلفة.

في مرحلة اتخاذ القرار ، يتم تلخيص نتائج المناقشة المقبولة والموافقة عليها من قبل المحاور ، ويتم التخلص من الفروق الدقيقة والاستنتاجات السلبية ، ويتم توحيد النتيجة المحققة وتأكيدها ، ويتم اقتراح مواضيع لمزيد من التعاون. في هذه المرحلة ، لا ينبغي للمرء أن يظهر عدم اليقين حتى لا يبدأ الشريك أيضًا في الشك في القرار المتخذ.

تتميز الأنواع المستقلة من محادثات الأعمال بالتصنيف التالي:

• عند التقدم لوظيفة ؛
• عند الفصل
• حول المشكلة؛
• الطبيعة التأديبية.

النوع الأول هو من النوع التمهيدي ، وتتمثل مهمته الرئيسية في تحديد وتقييم الصفات التجارية لمقدم الطلب للوظيفة. يحتاج المدير إلى أن يسأل مقدم الطلب بعض الأسئلة الأساسية التي تحتوي على معلومات حول الشخص: مستوى التعليم وخبرة العمل والمهارات والقدرات الحالية وأسباب البحث عن وظيفة ومستوى المطالبات بالدفع. في بعض الأحيان يكون من الضروري توضيح الصفات الشخصية أيضًا.

يمكن أن تكون المقابلة المتعلقة بمغادرة الموظف من نوعين: تسوية طوعية أو قسرية. في الحالة الأولى ، يجب على المسؤول معرفة أسباب الفصل - ويرجع ذلك إلى الاهتمام بتحسين إدارة المنظمة. عادة في مثل هذه الحالات يكون من الممكن العثور على معلومات مفيدة تسمح بحل بعض المشاكل.

النوع الثالث هو محادثة مع موظف أجبروا على الانفصال عنه. كقاعدة عامة ، من الصعب جدًا على القائد. في عملية مثل هذه المحادثة ، يجب على المرء أن يلاحظ الحساسية ، ولكن في نفس الوقت بشكل صحيح وعادل ادعاءات ضده. هناك قواعد ونصائح خاصة حول كيفية إجراء مثل هذه المحادثة.

يمكن أن تستند الجدل إلى الأساليب الخطابية والتخمينية. البلاغة هي:

• أساسي ، ويتألف من نداء مباشر لشريك ؛
• التناقض القائم على إيجاد الخلافات في الحجج ؛
• تقنية لتسليط الضوء على الاستنتاجات التي تؤدي إلى النتائج المرجوة من خلال الاستنتاجات الوسيطة ؛
• مقارنة؛
• طريقة التقطيع على أساس اختيار الأجزاء الفردية ؛
• طريقة بوميرانج

• مقاطعة؛
• تحويل التركيز وإبراز مصالحهم ؛
• طريقة الاستدلال على أساس التغيير التدريجي في جوهر المشكلة ؛
• طريقة الاقتراع ، المبرمة في أسئلة محددة مسبقًا ؛
• تقنية المساعدة الصريحة.

يمكن اعتبار طرق المضاربة:

• تقنية المبالغة
• القصصية.
• تكنولوجيا استخدام السلطة ؛
• تقنية الشك في هوية المحاور ؛
• طريقة عزل ، والتي تتمثل في تقديم التعبيرات الفردية في شكل معدل ؛
• تحويل الاتجاه ، بناءً على الانتقال إلى قضية أخرى لا تتعلق بالنزاع ؛
• القمع الذي يتمثل في تضخيم المشاكل الصغيرة ؛
• أسلوب الوهم الذي يتم فيه الإبلاغ عن معلومات محيرة ؛
• تأخير - تأخير المحادثة ؛
• نداء على أساس مناشدة التعاطف ؛
• تقنية تشويه
• أسئلة فخ.

يوصي الخبراء بإجراء محادثات العمل بالطريقة التالية: تقديم اقتراحات أو تقييم شيء ما في نموذج سؤال وجواب يسمح لك بالحفاظ على موقف المبادرة ، وعدم السماح بنبرة فئوية ، وتشجيع المحاور على أن يكون نشطًا وفي نفس الوقت الحصول على ما يلزم معلومة. على سبيل المثال ، من المناسب والعقلاني استخدام العبارات:

• "ما رأيك في هذا الامر؟ »؛
• "كيف تفكر؟.. "؛
• "هل فهمت وجهة نظرك بشكل صحيح؟ »؛
• "ألا يجب أن نتحقق أنت وأنا من خيار آخر؟ »؛
• ألا تعتقد أن الوضع ليس في صالحك الآن؟ ".

تساهم محادثة العمل في تحقيق رغبة الناس في تغيير الوضع أو إقامة علاقات جديدة نوعياً بين المشاركين في الحوار. تعتبر هذه المحادثات جزءًا مهمًا من العلاقات في الأعمال والسياسة ، وتمثل إنشاء روابط بين الشركاء المصرح لهم من قبل مؤسساتهم لحل المشكلات. تحتاج إلى التحدث لفترة وجيزة.

لمزيد من المعلومات حول قواعد الاتصال التجاري ، انظر الفيديو التالي.